Táctica #2 del SHIFT: Reajusta tu Negocio - Lecciones sobre la Gestión de Gastos
Si bien el libro SHIFT fue publicado hace más de 10 años para ayudar a los agentes a sortear los tiempos económicos difíciles, no hay un mejor momento que el ahora para implementar sus herramientas y tácticas. Especialmente en el panorama empresarial actual, que nos ha presentado nuevos desafíos que han tenido un efecto dramático en la economía, nuestros negocios y nuestras vidas.
Gary Keller escribe en SHIFT que: «Cuando el mercado cambia, es el momento en el que todos deben ponerse manos a la obra».
Este artículo trata sobre la segunda táctica del SHIFT. Las tácticas del SHIFT en conjunto te ayudarán a implementar prácticas probadas en el tiempo para que puedas prosperar a través de los cambios en el sector y los cambios económicos y posiciones a tu negocio de la mejor manera posible.
Organiza tus Finanzas
Muchos de nosotros odiamos las hojas de cálculo y odiamos mucho más crear una. Sin embargo, debemos adoptar una mentalidad realista si queremos tener éxito en el mercado actual. Independientemente de si ya lo estemos sintiendo o no, estamos en medio de un cambio de mercado, y eso significa que tenemos que actuar de manera inteligente para lograr que entre dinero en nuestro negocio. No es el momento para tomar decisiones viscerales. Los cambios rompen el presupuesto y, si no orientas tus gastos, pueden romper el negocio.
Así que prepárate y organiza tus finanzas. ¡Es hora de reducir gastos!
Trabaja con un Presupuesto
«No hay recorte pequeño. Debes reducir tus gastos para ajustar tus ingresos hasta lograr un margen de beneficio aceptable. No tengas piedad. ¡Corta, corta, corta! Hazlo una vez, dos veces y sigue haciéndolo cada vez que haga falta». (SHIFT, pag. 30)
Si todavía no has desarrollado el hábito de trabajar con un presupuesto, ahora es el momento de empezar. La clave para crear un buen presupuesto es crearlo con el fin en mente. Debes comenzar con el beneficio que quieres que tu negocio genere para fin de año y crear un plan de gastos que produzca esos resultados deseados.
Por ejemplo, si quieres lograr un margen de beneficio del 40 %, te quedará el 60% de tus ingresos para pagar gastos. Si estás siguiendo el modelo del MREA, eso significa que dejarás un 30 % para pagar los costes de ventas y el 30 % restante para pagar tus gastos operativos.
Dar prioridad a nuestro margen de beneficios nos proporciona una estructura para la gestión de nuestros gastos. Reformula nuestra mentalidad para darle prioridad por encima de nuestros gastos. Nos obliga a reconciliarnos con el hecho de que muchas de nuestras «cosas imprescindibles» son en realidad sólo «cosas que nos gusta tener».
Para cada gasto de tu presupuesto, debes saber dos cosas:
La cantidad de dinero que esperas recibir por esa inversión.
Para cuándo esperas recibirla.
Basta ya de incurrir en gastos no discrecionales. Ha llegado el momento de invertir de manera responsable. Si el gasto no brinda el retorno de inversión que necesitas en la fecha que lo necesitas, córtalo.
Al revisar tu presupuesto para la generación de leads, es posible que tengas que tomar decisiones difíciles para elegir entre los gastos que promocionan tu marca y los que generan resultados claros. Por ejemplo, el éxito de los gastos de promoción de la marca, como el merchandising, los anuncios en paradas de autobús e incluso algunos anuncios en redes sociales y banners, ha demostrado ser difícil de controlar y medir en el tiempo. Este es un problema que no tienen las llamadas de prospección, las jornadas de open house (siempre que sean seguras) y el marketing que contiene una clara llamada a la acción.
Como regla general, si no puedes medir su éxito, debes analizar su viabilidad.
Reduce tu Responsabilidad y Aumenta tu Flexibilidad
Cuando revisas tu presupuesto, debes ser capaz de categorizar cada gasto en una de las siguientes dos categorías: gasto variable o gasto fijo.
Los gastos variables son aquellos costes que no están definidos. Estos incluyen muchos servicios ¨según necesidad¨ que se pagan una vez utilizados. También pueden incluir gastos con opciones de precios escalonados en función del uso, y gastos de coste de ventas en los que el pago se realiza en el momento del cierre.
Los gastos fijos son aquellos costes que tu negocio se ha comprometido a incurrir. No están sujetos a cambios y al final de cada semana, mes o año debes pagar las facturas. La mayoría de tus gastos generales entrarán en la categoría de gastos fijos y, durante un cambio de mercado, deben estar muy controlados.
A la hora de recuperar la rentabilidad de tu negocio, lo primero que debes hacer es cortar la mayor cantidad de gastos fijos posible y, cuando tu negocio vuelva a ser rentable, convertir todos los gastos fijos que puedas en gastos variables. Ahora es un buen momento para llamar a tus proveedores e intentar renegociar algunos gastos. Quizá te sorprendas y descubras que, en esta coyuntura económica, algunas empresas están dispuestas a pasar de una retribución fija a una variable.
La clave aquí es reducir tu responsabilidad y aumentar tu flexibilidad. En un mercado cambiante, la liquidez puede ser cara. ¡Es importante tener la capacidad de aguantarlos golpes que puedas recibir!
Ten un Estado de Ganancias y Pérdidas
«Lo que va a determinar tu prosperidad en primer lugar es la generación de leads, pero lo que garantiza tu supervivencia es la gestión de los gastos». (SHIFT, pag. 29)
No podemos tratar a nuestro presupuesto como si fuera una pizza congelada que ponemos en horno y nos olvidamos de ella hasta que esté lista. En un cambio de mercado, nuestros resultados deben impulsar nuestras decisiones, no nuestras expectativas. Si una inversión está rindiendo por debajo de lo esperado, debemos estar al tanto de esto para ajustar nuestro presupuesto en consecuencia.
La herramienta que utilizan los empresarios para hacer un seguimiento de los resultados financieros de su negocio es un Estado de Ganancias y Pérdidas (P&L, por sus siglas en inglés).
Un Estado de Ganancias y Pérdidas es un balance general que muestra el flujo del dinero en tu negocio. Compara tus gastos presupuestados con tus gastos reales. Además, debe mostrar cómo se comportan esos gastos a lo largo del tiempo.
Todo empresario debería llevar un Estado de Ganancias y Pérdidas y revisarlo cada dos semanas. Al examinar tu Estado de Ganancias y Pérdidas, debes incluir la información de varias semanas para mostrar las tendencias de tus finanzas. Busca cualquier variación entre tu presupuesto y tu Estado de Ganancias y Pérdidas y haz un seguimiento del rendimiento de cada inversión que hayas realizado.
Si sacas alguna conclusión de este artículo, que sea que el truco para mantener un buen Estado de Ganancias y Pérdidas y seguir siendo rentable en un cambio de mercado es agotar todas las posibilidades. Cuestiona cada céntimo extra gastado. Si bien en un mercado en auge las variaciones que "parecen correctas" pueden pasar desapercibidas, no es así en un mercado cambiante en el que cada céntimo cuenta. Si cada gasto se justifica por la cantidad de dinero que aporta a la cuenta de resultados, ¡tu empresa saldrá de este cambio de mercado más fuerte de lo que era antes de entrar en él!
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Este es un Post traducido de OUTFRONT, Publicación Oficial de Keller Williams.
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